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Dans quel cas utiliser ce modèle de lettre ?
Ce modèle de lettre est à utiliser lorsque vous avez engagé des frais professionnels mais que votre employeur ne vous les a pas remboursé. Vous décidez alors de lui en demander le remboursement.
Code du travail et remboursement de frais professionnels
Les frais qu’un salarié justifie avoir engagés pour les besoins de son activité professionnelle dans l’intérêt de l’employeur, doivent lui être remboursés.
Il peut cependant être prévu dans le contrat de travail du salarié que ce dernier conserve la charge des frais moyennant le versement d’une somme forfaitaire et à la condition que la rémunération hors frais professionnels soit au moins égale au SMIC ou au salaire minimum conventionnel.
Ainsi toute clause du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle est illégale.
Le salarié dispose de 3 ans pour réclamer le remboursement de ses frais professionnels à son employeur.
Les frais professionnels doivent obligatoirement être remboursés sur la base des frais réellement engagés pour les frais liés :
- à l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)
- au déménagement dans le cadre de la mobilité professionnelle
- au télétravail
Les frais professionnels peuvent être remboursés par des indemnités forfaitaires pour les frais :
- kilométriques, quand le salarié est obligé d’utiliser son propre véhicule
- de repas au restaurant, quand le salarié est en déplacement professionnel et qu’il est empêché de regagner son domicile
- de restauration sur le lieu de travail
- de repas hors des locaux de l’entreprise
Formalité
Afin de faire valoir vos droits, votre lettre doit contenir certaines mentions légales obligatoires.
La lettre de réclamation doit être présentée à l’employeur par écrit en lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge.
Le modèle gratuit de lettre de demande de remboursement de frais professionnels
Ce modèle est composée de 2 lettres gratuites, l’une est à utiliser s’il s’agit d’une première demande, l’autre lettre est à utiliser si vous avez déjà demandé le remboursement de vos frais mais sans résultat.
Elles vous permettront de demander à votre employeur le remboursement de vos frais professionnels conformément aux règles en vigueur.
Lettre à utiliser s’il s’agit d’une première demande
Prénom – Nom
Adresse
Code Postal – Ville
Nom de la Société
Adresse
Code postal – Ville
Lettre recommandée avec accusé de réception ou Lettre remise en main propre contre décharge
Demande de remboursement de mes frais professionnels
Lieu, Date,
Madame, Monsieur,
Le < date >, j’ai engagé des dépenses dans l’intérêt de l’entreprise pour les besoins de mon activité professionnelle.
Le montant de ces dépenses s’est élevé à < montant >.
Ces dépenses correspondent à des frais de < détaillez la nature des frais (repas …) >
Ces frais répondent donc à la définition légale des frais professionnels.
Éventuellement : De plus, comme le veut la loi, ils doivent m’être remboursés sur la base des frais réellement engagés.
Je suis donc étonné que ces frais professionnels ne m’aient pas encore été remboursés.
S’agissant à n’en pas douter d’un regrettable oubli, je vous demande de bien vouloir me rembourser ces frais sur ma prochaine fiche de paie.
Dans l’attente de votre réponse que j’espère favorable, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
Signature
Lettre à utiliser si vous avez déjà demandé le remboursement de ces frais mais sans résultat
Prénom – Nom
Adresse
Code Postal – Ville
Nom de la Société
Adresse
Code postal – Ville
Lettre recommandée avec accusé de réception ou Lettre remise en main propre contre décharge
2ème demande de remboursement de mes frais professionnels
Lieu, Date,
Madame, Monsieur,
Le < date > je vous ai fait remarquer que les frais professionnels que j’avais engagés dans le cadre de mon activité professionnelle ne m’avaient pas été payées.
Je vous rappelle donc par la présente les motifs de ma précédente demande.
Le < date >, j’ai engagé des dépenses dans l’intérêt de l’entreprise pour les besoins de mon activité professionnelle.
Le montant de ces dépenses s’est élevé à < montant >.
Ces dépenses correspondent à des frais de < détaillez la nature des frais (repas …) >
Ces frais répondent donc à la définition légale des frais professionnels.
Éventuellement: De plus, comme le veut la loi, ils doivent m’être remboursés sur la base des frais réellement engagés.
Je vous demande donc une nouvelle et dernière fois de bien vouloir procéder au remboursement de ces frais sur mon prochain bulletin de paie.
Si vous ne répondez pas à ma demande, je me verrais dans l’obligation de saisir le Conseil des Prud’hommes afin d’en demander le paiement ainsi que des dommages intérêts au titre du préjudice subi.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Signature
En savoir +
Définition des frais professionnels, obligation de remboursement par l’employeur, frais de transports, de repas, grands déplacements, frais de mobilité professionnelle, de télétravail, NTIC …
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