Les frais professionnels

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Les frais professionnels

Les frais professionnels sont des dépenses qui sont engagées pour les besoins de l’activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise.

Les frais suivants peuvent être sous certaines conditions des frais professionnels : frais de repas, frais de transports domicile-lieu de travail, frais de transports pour déplacement professionnel, frais de grand déplacement, frais de mobilité professionnelle, frais de télétravail, frais liés à l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) …

Les frais professionnels doivent obligatoirement être remboursés par l’employeur.

Le remboursement pourra se faire soit au réel sur présentation de justificatifs, soit sous forme d’allocations forfaitaires.

Définition des frais professionnels

Frais professionnels en droit du travail

Le Code du Travail est quasiment muet en matière de frais professionnels.

C’est la jurisprudence qui a délimité, d’une part la notion de frais professionnels, et d’autre part les conditions de prise en charge de ces frais par l’employeur.

Frais professionnels définis par la jurisprudence

Selon la jurisprudence, les frais professionnels sont les dépenses exposées par le salarié et inhérentes à son emploi, c’est-à-dire découlant des conditions d’exécution de son travail et lui imposant donc une charge supérieure à celle liée à la vie courante.

Il s’agit donc des frais que le salarié a engagés pour accomplir sa mission dans l’entreprise.

Ainsi selon cette définition les frais suivants peuvent être sous certaines conditions des frais professionnels :

  • frais de repas
  • frais de transports domicile-lieu de travail
  • frais de transports pour déplacement professionnel
  • frais de grand déplacement
  • frais de mobilité professionnelle
  • frais de télétravail
  • frais liés à l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)

Obligation de remboursement par l’employeur des frais professionnels

Principe : remboursement obligatoire

Le droit du travail prévoit que les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur sa rémunération.

Le contrat de travail peut cependant prévoir que le salarié en conserve la charge moyennant le versement d’une somme forfaitaire fixée à l’avance, ce qui dans les faits ne fait pas obstacle au principe de remboursement puisque la somme forfaitaire doit couvrir les frais engagés par le salarié.

En pratique le contrat de travail doit alors prévoir précisément la somme forfaitaire représentant les frais professionnels.

Exemple

Si le salarié est payé sous forme de commissions, salarié VRP notamment,  son contrat de travail doit indiquer la part des commissions représentant le salaire et la part des commissions représentant les frais professionnels. Si le contrat se contente de prévoir sans autres précisions, le versement de commissions « exclusives de tout remboursement de frais », alors le salarié est en droit de demander le remboursement de ses frais professionnels.

Jurisprudence : cass. soc. 10-11-2004 n° 02-41881

La clause du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle est nulle !

Jurisprudence : cass. soc. 25-03-2010 n° 08-43156

Modèle lettre

Si votre employeur ne vous a pas remboursé vos frais professionnels, vous devez lui adresser une lettre de demande de remboursement de frais professionnels

Modalités de remboursement

Il existe 2 possibilités pour l’employeur de procéder au remboursement des frais professionnels : au réel ou au forfait.

Remboursement au réel

Le remboursement des dépenses se fera sur la base des sommes réellement dépensées par le salarié, cette indemnisation se fera donc sur présentation de justificatifs.

Dans les cas suivants, le remboursement des frais professionnels doit obligatoirement se faire sur la base des dépenses réellement engagées :

  • pour les frais engagés par le salarié en situation de télétravail
  • pour les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles en vue de l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)
  • pour les indemnités destinées à compenser les frais de déménagement exposés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle
  • pour les indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger et qui continuent de relever du régime général de la sécurité sociale
  • pour les indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés en mobilité professionnelle de la métropole vers les territoires situés outre-mer et inversement, ou de l’un de ces territoires vers un autre

Remboursement sous forme d’allocations forfaitaires

Le remboursement des dépenses se fera par le versement d’allocations forfaitaires. Dans ce cas, le remboursement des frais est dû sans présentation de justificatif.

Dans les cas suivants l’employeur peut indemniser le salarié sous la forme d’indemnités forfaitaires :

  • frais de repas au restaurant
  • frais de restauration sur le lieu de travail
  • frais de repas hors des locaux de l’entreprise
  • frais kilométriques
  • frais de grand déplacement en métropole ou dans les territoires situés outre-mer et à l’étranger
  • frais destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle, dans l’attente d’un logement définitif
  • frais destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement, engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle

Absence de dispositions sur le remboursement des frais = remboursement au réel

A défaut de disposition dans la convention collective ou dans le contrat de travail relative à la prise en charge des frais professionnels, l’employeur ne peut fixer unilatéralement les remboursements des frais de déplacement à un montant inférieur à leur coût réel.

Dans ce cas, le salarié pourrait demander un complément de remboursement des frais.

Jurisprudence : cass. soc. 23-09-2009 n° 07-44477

Délai pour se faire rembourser des frais professionnels

Un salarié dispose de 3 ans pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels afin de se les faire rembourser.

Code du travail : Art. L. 3245-1

Cependant un employeur peut fixer un délai de production des justificatifs des frais professionnels pour leur remboursement (il peut par exemple fixer un délai de 2 mois), ainsi il ne sera pas obligé de rembourser les frais pour lesquels le salarié n’a pas respecté ce délai.

Jurisprudence : cass. soc. 30-06-2010 n° 08-42836

Frais de repas

Les frais engagés par un salarié afin de manger à l’heure habituelle du déjeuner sont des frais professionnels s’ils répondent à certaines conditions.

Les frais de repas en cas de déplacement

Lorsqu’un salarié en déplacement professionnel ne peut regagner sa résidence ou son lieu de travail habituel, il peut être contraint de prendre son repas soit :

  • au restaurant
  • sur le chantier directement si les circonstances ou les usages de la profession ne permettent pas au salarié pas de prendre son repas au restaurant

Dans ces 2 cas, il s’agit de frais professionnels qui doivent être remboursés au salarié soit au réel sur présentation de justificatif soit par le biais d’allocations forfaitaires.

Les frais de repas pris sur le lieu de travail

L’employeur doit rembourser des frais professionnels au salarié qui est obligé de prendre son repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation de travail.

Il en est ainsi lorsque le salarié est contraint de prendre son repas en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés de l’entreprise.

Le travail en équipe, le travail posté, le travail continu, le travail en horaire décalé et le travail de nuit répondent à cette exigence.

Indemnités de casse-croute et paniers repas

Les indemnités de casse-croûte ou autres paniers repas versées en application d’une convention collective font office d’indemnités de restauration.

Frais de transport

Frais de transport domicile-lieu de travail : prise en charge par l’employeur des titres d’abonnement aux transports en commun

Les frais de transports domicile-lieu de travail ne sont normalement pas pris en charge par l’employeur sauf si le déplacement est effectué en transports en commun dans les conditions suivantes.

Les employeurs ont l’obligation de prendre en charge une partie du prix des titres d’abonnements souscrits par leurs salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.

Titres de transports concernés par la prise en charge

L’employeur doit prendre en charge les titres suivants souscrits par les salariés :

  • les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité ainsi que les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF ainsi que par les entreprises de transport public, les régies
  • les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la RATP, la SNCF, les entreprises de l’Organisation professionnelle des transports d’Ile-de-France ainsi que par les entreprises de transport public, les régies
  • les abonnements à un service public de location de vélos

Montant de la prise en charge

La prise en charge obligatoire par l’employeur des titres d’abonnement est de 50 % du coût des titres sur la base des tarifs de 2e classe.

Cette base de remboursement s’applique y compris pour le salarié qui souscrit un abonnement de première classe.

La prise en charge s’applique au titre de transport permettant au salarié d’accomplir son trajet de la résidence habituelle à son lieu de travail dans le temps le plus court.

Modalités de la prise en charge

L’employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés.

Les titres dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation.

La prise en charge des frais de transport par l’employeur est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres par le salarié.

Code du travail :Art. L. 3261-2, Art. R. 3261-1 à R. 3261-10

Frais de transport en cas de déplacement professionnel

Lorsqu’un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’employeur doit lui rembourser ses frais réellement exposés (sur présentation de justificatifs) ou lui verser une indemnité kilométrique forfaitaire.

A voir : Barème indemnités kilométriques Urssaf

Grands déplacements

Il y a grand déplacement lorsque le salarié réalise une mission professionnelle qui l’empêche de regagner chaque jour son lieu de résidence du fait de l’éloignement de son lieu de travail, il est alors obliger d’engager des dépenses supplémentaires de nourriture et de logement (double résidence).

Le grand déplacement est présumé lorsque 2 conditions sont simultanément réunies :

  • la distance lieu de résidence – lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller)
  • les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller)

L’employeur devra alors lui rembourser ses frais professionnels sous forme d’indemnités de grand déplacement destinées à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement du salarié en déplacement professionnel.

Ce remboursement de frais ce fera soit au réel sur présentation de justificatifs soit sous la forme d’allocations forfaitaires.

Frais de mobilité professionnelle

Définition de la mobilité professionnelle

La mobilité professionnelle est la modification du lieu de résidence du salarié lié à un changement de poste de travail du salarié sur un autre lieu de travail.

Le salarié est présumé être dans cette situation de mobilité professionnelle lorsque la distance séparant l’ancien logement du nouveau lieu de travail doit être au moins égale à 50km et entraîne un temps de trajet aller ou retour au moins égal à 1h30.

Néanmoins, lorsque le critère de distance n’est pas rempli, la condition du trajet aller doit, quel que soit le mode de transport, être au moins égal à 1h30.

Ce changement peut faire suite soit :

  • à une mutation définitive imposée par l’employeur au sein de l’entreprise ou du groupe
  • à un changement de poste au sein de l’entreprise ou du groupe, demandé par le salarié
  • à un changement temporaire de lieu de travail imposé par l’employeur ou demandé par le salarié
  • à l’affectation à l’étranger du salarié exerçant en France
  • à l’affectation en France du salarié exerçant à l’étranger
  • à une embauche sous CDD ou CDI lorsque le changement de résidence ne résulte pas d’une pure convenance personnelle mais de circonstances liées soit à l’emploi, soit à des contraintes familiales.

Dépenses visées par la mobilité professionnelle

Sont des frais de mobilité professionnelle :

  • les dépenses d’hébergement provisoire
  • les frais supplémentaires de nourriture engagés dans l’attente du logement définitif
  • les dépenses inhérentes à l’installation du salarié dans le nouveau logement
  • frais de déménagement
  • frais d’hôtel pour le salarié, son conjoint et ses enfants pendant le déménagement
  • frais de transports pour le salarié, son conjoint et ses enfants liés au déménagement
  • frais de voyages engagés pour la recherche du nouveau domicile
  • frais de garde-meubles

Frais de télétravail

Définition du télétravail

En droit du travail, les frais engagés par le salarié en situation de télétravail sont considérés comme des frais professionnels.

Frais concernés

Frais fixes

Il s’agit des frais liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel :

  • montant du loyer (valeur locative brute au prorata de la superficie affectée à l’usage professionnel)
  • taxe d’habitation
  • taxe foncière sur les propriétés bâties
  • taxes régionales, départementales ou communales comme la taxe d’enlèvement d’ordures ménagères
  • charges de copropriété
  • assurance multirisque habitation

Frais variables

Il s’agit des frais liés au chauffage, à la climatisation, à l’électricité.

Frais liés à l’adaptation d’un local spécifique

Il s’agit des frais liés :

  • au diagnostic de conformité électrique
  • à l’installation de prises (téléphoniques, électriques ….)
  • aux modifications liées à la mise en conformité avec la législation du travail

Frais de matériels et de consommables

Il s’agit des frais informatiques, de connexion, de mobiliers ou de fournitures diverses.

Exemple

Bureau, lampe de bureau, imprimante, ordinateur portable, modem, ramettes papier, cartouches encre …

En savoir plus

En savoir +

Définition, mise en place, obligation employeur, période d’adaptation et fin du télétravail …

Frais liés à l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)

Définition des NTIC

Les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles, pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) qu’il possède, sont considérés comme des frais professionnels.

Frais concernés

Cela concerne :

  • les téléphones portables
  • les micro-ordinateurs portables ou non
  • les logiciels
  • les modems d’accès à un télécopieur
  • le frais de connexion à Internet

Frais professionnels, charges sociales et bulletin de paie

Les frais professionnels et les charges sociales

Les frais professionnels sont nets de charges, c’est-à-dire que leurs montants sont exonérés de charges Urssaf, CSG, CRDS, assurance chômage et retraite complémentaire.

Les frais ne sont pas exonérés lorsque le salarié bénéficie déjà d’un abattement pour frais professionnels, cela peu notamment concerner les salariés du bâtiment, les VRP, …

Cependant, les indemnités de grand déplacement ne sont pas soumis à charges même en présence d’un abattement pour frais professionnels.

Exemple

Un ouvrier du bâtiment a opté pour l’abattement pour frais professionnel de 10%, il mange chaque jour sur les chantiers, son employeur lui paie donc des paniers repas, ces paniers repas seront soumis à charges sociales.

Ce même ouvrier a dormi à l’hôtel pendant 1 semaine en raison d’un chantier éloigné, son employeur lui verse donc des indemnités de grands déplacement, ces dernières ne seront pas soumises à charges malgré l’abattement.

En savoir + sur les frais professionnels en matière de cotisations sociales : Urssaf.fr

Les frais professionnels et le bulletin de paie

Selon le code du travail, les sommes perçues par le salarié au titre des frais professionnels doivent être indiquées sur le bulletin de paie.

Code du travail : Art. R. 3243-1

En savoir plus

A voir aussi

  • Le bulletin de salaire : mentions obligatoires et interdites du bulletin de paye, conditions de remise et délai de paiement de la paie
  • Les titres-restaurant : conditions d’attribution par l’employeur, bénéficiaires, participation patronale obligatoire, financement et exonération, modalités d’utilisation par les salariés …

Comments 7

  1. bonjour, je souhaiterais savoir si les frais professionnels (indemnités repas) doivent figurées dans le net imposable, car la logique voudrait que l’on ne paie pas de charges salariales sur ces indemnités. Je précise que je suis salarié dans le transport d’hydrocarbure. Merci d’avance pour votre réponse

  2. Bonjour! Je suis animatrice et quand je suis en déplacement pour mon employeur, il déduit à chaque fois de mes kilomètres engagés la distance entre mon domicile et mon lieu de travail habituels. J’habite assez loin de mon lieu de travail ducoup ce n’est pas très avantageux.. Il me rembourse également mes frais domicile-travail à hauteur de 200 euros par an… Est ce normal? Merci pour votre réponse je suis un peu perdue!

  3. bonjour, je suis vendeuse dans une boulangerie au début février on m a demandé de changer d’horaires je travaille de 7h30 à 13h30 mais je ne voie aucune prime de panier sur ma feuille de paye est ce normal

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  4. lorsque mon salarié prend un ticket de bus pour le mois et qu’il part en vacances pendant cette péiode, doit-on faire un prorata ou doit-on rembourser le mois ? Merci

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      Bonjour,

      En cas d’absence du salarié, la prise en charge s’effectue normalement sans abattement, pour les jours non travaillés, dès lors que le titre de transport a été utilisé au moins une fois pour le trajet domicile-lieu de travail. Cela signifie que si, en cas d’abonnement mensuel, le titre de transport n’a pas été utilisé au cours d’un mois, il n’y a pas de prise en charge(circulaire du 24 décembre 1982, JO du 20 mai 1983).

      Cdt

  5. Bonjour,
    Pour les frais de déplacement, l’employeur peut il exiger une attestation d’assurance professionnelle ? Merci pour la réponse. Cordialement

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